Coremail 会议与日程管理 会议室预定与多终端同步

会议与日程：不只是提醒工具

Coremail 的会议与日程模块不只是一个"闹钟"——它是完整的时间管理和团队协调工具。从创建一个日程到预定会议室，从发送会议邀请到同步各终端，Coremail 把日程管理做到了邮件系统级别的完整性。

日程的基本操作

创建日程

在 Webmail 左侧导航栏点击 "会议与日程" 进入，然后点击 "新建日程"：

必填项：

• 日程标题（如 "产品周会"、"和张总午餐"）
• 开始时间、结束时间
• 日程类型（会议、个人日程、提醒、外出等）

可选项：

• 日程地点（会议室名称或自定义地点）
• 日程附件（会议材料提前发给与会者）
• 日程描述（富文本格式，会议背景、重点等）
• 重复设置（每天/每周/每月/自定义周期）
• 提醒设置（提前多少分钟/小时/天提醒）
• 参与人员（从组织通讯录选）
• 权限设置（是否公开/仅参与人可见）

查看日程

• 日历视图：按日/周/月视图查看
• 列表视图：按时间顺序列出所有日程
• 点击日程：查看完整信息，有"完整编辑"、"删除"、"关闭"三个按钮

会议室预定

会议室预定是 Coremail 日程模块的强项：

为什么重要：传统方式约会议室需要单独联系行政或在会议室门口贴纸条，效率低且容易冲突。

Coremail 的方案：

1. 管理员在后台配置会议室资源（名称、容量、地点、设备、可用时段）
2. 用户创建日程时选择"预定会议室"
3. 系统自动检查该时段会议室是否可用
4. 可用 → 一键预定；不可用 → 推荐其他空闲时段
5. 预定成功后，会议室状态自动更新（避免重复预定）

高级功能：

• 冲突检测：如果某个会议室同时被多人预定，系统自动拒绝
• 设备标注：会议室可以标注有无投影仪、视频会议设备等，方便选择
• 会议前提醒：会议前自动提醒，会议后自动释放会议室
• 多地点会议室：支持不同办公地点的会议室分开管理

会议邀请与协调

发送会议邀请

创建日程时添加参与人员后，Coremail 自动：

• 给每位参与人发送会议邀请邮件
• 在每位参与人的日程中自动添加该会议
• 邀请邮件中包含日程详情（时间、地点、会议材料）

参与人回复

参与人收到邀请后可以选择：

• 接受 → 日程进入"已接受"状态
• 拒绝 → 日程进入"已拒绝"状态（发起人会收到拒绝通知）
• 暂时接受 → 日程进入"待确认"状态（发起人会收到通知）
• 建议新时间 → 参与人可以建议一个大家都有空的新时间

Coremail AI 会议协调

如果配置了 Coremail AI 的会议安排 Agent，协调过程可以自动化：

• Agent 自动查询所有参与人的日历
• Agent 自动找出所有人都有空的时间段
• Agent 自动创建会议并发送邀请
• 如果有人拒绝，Agent 自动推荐备选时间

日程共享

Coremail 支持多层级的日程共享：

管理员可以在后台配置共享策略（强制/允许/禁止）。

多终端同步

日程数据在所有 Coremail 终端上实时同步：

手动同步也可以：在客户端日程详情页点击"同步"按钮。

与待办的联动

日程和待办是 Coremail AI 中的两个紧密关联的模块：

• 日程创建 → 自动关联待办：日程中的"会议后行动项"可以自动转为待办
• 待办完成 → 触发提醒：待办完成后可以设置提醒你创建复盘日程
• 日程提醒 → 转待办：日程提醒时可以一键转为待办（比如"会议前准备材料"转为待办）

管理员配置

管理员在 Coremail 后台可以配置：

• 会议室资源管理：创建、修改、禁用会议室
• 日程默认设置：默认提醒时间、默认重复策略
• 共享策略：是否允许共享、谁能共享给谁
• 日历权限：只读/编辑/自由忙闲状态
• 节假日设置：设置公司统一节假日，日历时自动标记

典型使用场景

个人时间管理：每天早上打开日历看今天有什么会议、有哪些待办，合理安排时间

团队周会：

• 组织者预定好会议室，发给全体参会人
• 会议前15分钟系统发提醒
• 会议材料提前附件形式发给所有人
• 会议结束后行动项自动转为各参与人待办

跨部门协作：

• 销售要和技术开会讨论客户需求
• Coremail AI 自动查两边关键人的日历，推荐共同空档
• 一键发邀请，自动预定会议室